Nhằm mục đích tạo thuận tiện cho quá trình mua hàng hóa dịch vụ phục vụ hoạt động vận hành của các đơn vị, phòng QLCL đã phối hợp với phòng Kế toán ban hành Quy trình Mua hàng vận hành – v 1.0 áp dụng cho toàn Tinhvan Group (trừ TVC) từ ngày 30/9/2014.

Quy trình này đã được QMR/ISMR ký ban hành và được sử dụng thay thế cho các đề nghị: đề nghị thiết bị (QT QL thiết bị), đề nghị cung ứng (QT QL công cụ, dụng cụ, VPP), đề nghị xuất bản ấn phẩm quảng cáo (QT xuất bản ấn phẩm quảng cáo).

Sau khi được TGĐ/ TUQ/ GĐĐV/ TBP duyệt nhu cầu mua hàng qua email, bộ phận cung ứng sẽ ký hợp đồng/ đặt hàng đối với các NCU chính thức. Còn nếu mua hàng từ NCU phát sinh mới thì phải tiến hành tìm hiểu 3 NCU theo QT Đánh giá NCU và gửi email đề xuất cho các bộ phận có liên quan. Các NCU này sẽ được duyệt bởi PTGĐ hoặc KTT.

Quy trình Mua hàng vận hành – v 1.0áp dụng cho toàn Tinhvan Group (trừ TVC) từ ngày 30/9/2014

Sau đó, căn cứ vào định mức mua hàng, BP cung ứng sẽ gửi trước qua email bản Tổng hợp xem xét (THXX) và dự thảo hợp đồng cho KTT và PTGĐ tài chính. Hai bản này sẽ được TGĐ/ PTGĐ phê duyệt cuối cùng và PTGĐ/ KTT sẽ ký hợp đồng/ đặt hàng với NCU.

Sau khi BP cung ứng thực hiện mua, nhận nhận hàng hóa, kiểm tra chất lượng, số lượng… sản phẩm và bàn giao lại cho BP sử dụng, hai BP này sẽ tiến hành đánh giá NCU với trường hợp NCU phát sinh mới và đã có tìm hiểu. Phòng Kế toán sẽ thanh toán cho các NCU khi đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đánh giá.

Phòng Kế toán đã tổ chức đào tạo quy trình này vào ngày 04/09/2014 và có một số thay đổi nhỏ sau đó.

Thu Hằng